Verslag Novi Alumni miniseminar ‘Het bedrijfsproces centraal’.
10 februari 2010Zoals deze winter al vaker gebeurde, maakte een heftige sneeuwbui het ook op deze dag niet gemakkelijk voor de Alumni om Utrecht te bereiken. Daar stelde onze gastheer Arnold van Vlodrop een vergaderruimte beschikbaar voor het seminar ‘Het bedrijfsproces centraal’.
Een actueel onderwerp. Veel organisaties besteden in deze tijd extra aandacht aan efficiëntie en kostenbesparing. Het een gaat vaak niet zonder het ander. Alleen kosten besparen is meestal niet voldoende, de efficiëntie van de bedrijfsprocessen wordt daarom ook serieus aan de kaak gesteld. Stellen we bij CRM ‘de klant centraal’, in veel organisaties staat het bedrijfsproces, de bedrijfsprocessen, centraal. “Is er een direct verband met ‘deze tijd?”, hoor ik u denken. Wat mij betreft wel. In tijden van economische voorspoed, hoogconjunctuur, is er vooral aandacht voor output. Hoe die tot stand komt is minder belangrijk. We hebben het al druk genoeg. Nu, begin 2010, ligt dat net even anders. Het gaat allemaal niet meer zomaar, we moeten er toch echt harder voor werken dan pakweg anderhalf jaar geleden.
Neen, dat is niet de enige reden waarom organisaties kritisch zijn op de interne organisatie. Door groei, een veranderende markt, innovaties, overnames en andere redenen is de noodzaak de bedrijfsprocessen goed onder de loep te nemen groot. “Wat doen we, hoe doen we dat, en vooral; doen we dat op de juiste, meest efficiënte manier”, zijn altijd nuttige vragen. De lerende organisatie wint terrein. Blijvend werken aan verbetering. (Deming) Het terrein van Business Process Redesign en Change Management. Herinner je de boeken van Mike Hammer (BPR) en John Kotter nog (CM) die we tijdens de NOVI opleiding mochten bestuderen? Actueler dan ooit. Wil de organisatie overleven, groeien, dan mogen deze twee onderwerpen niet ontbreken op de agenda van het management.
En niet alleen op die agenda, maar ook op die van de mensen die het moeten doen. Fons Gieles, hoofd Intake en Advies bij Achmea (rechtsbijstand), gaf dit heel duidelijk aan in zijn presentatie. Het (hoger) management verlangt optimalisatie van de bedrijfsprocessen en dus de bedrijfsresultaten. De afdelingshoofden gaan aan de slag met de uitvoerende mensen. Die kennen de processen immers op hun duimpje. Zij hebben vaak ideeën hoe zaken beter kunnen. De afdelingshoofden baseren zich op de KPI’s, en maken met verzamelde kengetallen duidelijk waar verbetering gewenst is en behaald wordt. Deze bottum-up benadering wint snel terrein. Stimuleert enorm. De medewerkers voelen zich gehoord, betrokken en hebben zichtbaar invloed op de processen. Daar worden aansprekende resultaten door behaald. Successen worden gevierd, het streven naar verbetering wordt onderdeel van het werk. De resultaten blijven niet uit. Dat is leuk! Doet het ook goed op verjaardagen en partijen waar daarover met enthousiasme wordt verteld.
Fons was heel open over wat er speelt bij Achmea. En dat is ook eigenlijk wel logisch als je ziet wat aandacht voor de processen oplevert. Zijn praktische benadering en enthousiasme over de resultaten spraken de toehoorders op dit seminar zeker aan. Fons nam moeiteloos de extra vrij gekomen tijd, die door de onverwachte sneeuwval de volgende spreker veel meer reistijd kostte dan verwacht, om vele interessante details te geven over de aanpak van procesmanagement en resultaten die zijn afdeling al wist te bereiken.
Die volgende spreker was Hans Mulder, Managing Director VIAgroep NV, tevens hoogleraar aan de Universiteit van Antwerpen en een van de stuwende krachten achter de DEMO methode. Hij toonde een staaltje van doorzettingsvermogen; ondanks de chaos op de weg door de sneeuw wist hij, met veel vertraging, de bestemming alsnog te bereiken. Zijn presentatie over DEMO was zeer de moeite waard.
De Alumni in de zaal werden bij de les gehouden door de interactieve presentatie van Hans. Een goed antwoord op een vraag, of een slimme opmerking, werd beloond met zijn boek ‘Eenvoud in complexiteit’. Met Sapio en kabouters wist Hans op een aansprekende manier in te gaan op het onderwerp van deze middag.
Via Moore en Murphy, ging Hans langs Homerus en Lactantius en kwam bij de ‘Diagnosebehandel- combinaties’ (opdracht- executie- en resultaatfase). Met Sapio werd het Transactieprocesmodel (Van Reijswoud) beschouwd en onderbouwd. ‘Alleen op basis van communicatie kun je de werking van organisaties begrijpen’. Een statement wat zich telkens weer bewijst in organisaties. Communicatie in, en tussen alle lagen van, de organisatie is bepalend voor succes.
De aanwezige Alumni kregen dus veel voor hun aanwezigheid. Twee boeiende presentaties gaven middels een goede mix van praktijk en theorie een kijkje in de keuken van Achmea en tekst en uitleg over ‘het bedrijfsproces centraal in DEMO perspectief’.
Met dank aan Frans Timmer (voorzitter), Arnold van Vlodrop en Babette van Laar voor de organisatie kijk ik terug op een geslaagd seminar. Ik ben benieuwd wat het bestuur de volgende keer voor onderwerp op de agenda weet te zetten.
verslag:
John Lieberwerth (NOVI Alumnus)
ICT Consultant
ICT2Business